ERP métier
dédié aux sociétés de
Portage salarial

Notes de frais


Gérez et contrôlez les notes de frais ainsi que leur validation pour vos équipes. Faites des avances sur frais et suivez les remboursements.


Besoin

Lorsqu'une entreprise commence à embaucher du personnel pour poursuivre son développement, il faut absolument éviter de perdre trop de temps dans la gestion administrative, et la gestion des notes de frais peut être un dossier très consommateur de temps.

A cela s'ajoute, le fait de pouvoir dématérialiser les justificatifs et de pouvoir les restituer de manière probante pour l'administration (URSSAF,...).

Le choix d'un logiciel permettant la gestion des notes de frais semble judicieux.

Principales fonctionnalités

  Paramétrage des types de frais, et définissez les éventuels plafonds par type de frais et groupes de collaborateurs.
  Déclaration des notes de frais.
  Enrichissement des frais en détaillant les TVA, en précisant les invités de vos déjeuners, en attachant les justificatifs de frais,...
  Justificatifs de frais stockés de manière probante.
  Pour les IK (Indemnités Kilométriques), choix graphique de l'itinéraire emprunté.
  Soumission pour validation via un workflow.
  En tant que validateur, contrôle et action sur les workflows.
  Suivi des avances sur frais qui sont, au préalable, des demandes faites par les collaborateurs et soumises à workflow.
  Gestion des remboursements des notes de frais et génération d'un fichier SEPA des virements à faire.
  Refacturation des frais liés aux affaires.

    Liste des fonctionnalités

Frais professionnels

Collaborateurs
Les frais sont déclarés à date, pour une plage de dates ou chaque mois.
Possibilité de lier chaque frais à un client et une affaire, et d'inviter des personnes si vous avez le droit.
Soumission pour validation.
Visualisation de l'état de votre avance sur frais et du remboursement.


Managers
Vision transverse.
Accès au détail de chaque déclaration de frais.
Action sur le workflow : refus ou validation.
Remboursement des frais validés.

Itinéraires de vos déplacements

Récupérez directement les itinéraires possibles (adresses pré-remplies) pour choisir celui emprunté et à l'enregistrement l'image de l'itinéraire est mise en justificatif.

Saisir ses frais en mobilité

Simplifiez-vous la fin de mois en saisissant progressivement vos frais dans l'application mobile.
Prenez des photos des justificatifs pour les joindre facilement.
Ne vous souciez pas d'avoir une connexion Internet active, l'application mobile fonctionne en mode déconnecté et se resynchronise dès que possible.

L'intégration des frais dans l'ERP

Un type de frais (exemple : Restaurant) peut être paramétré pour gérer des invitations. Un paramétrage supplémentaire permet de débiter automatiquement une indemnité repas aux internes invités et à la personne qui déclare le frais si ces derniers ont droit à des indemnités repas (Ticket restaurant, chèque déjeuner, panier repas).