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La conduite de changement dans la mise en oeuvre d'un ERP en entreprise




Actualités  |  05/06/2020

A votre avis quel est le plus gros frein à un projet de mise en œuvre d’un ERP ?

De nombreuses entreprises y font face lors de la mise en œuvre d’un ERP et pourtant nombreuses sont celles qui ne sont pas assez préparées face à cet obstacle. Alors, vous avez trouvé ?

Commençons par une définition de la conduite du changement et quelques chiffres avant de mettre un mot sur ce « frein ».

 

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement traduit la mise en place d’un plan d’action visant un changement de comportement dans le but de s’adapter à une nouvelle situation. Dans le cadre d’une entreprise, cela peut être l’intégration d’un nouvel outil, d’un nouveau processus, une nouvelle façon de travailler. En somme tout ce qui contraint le collaborateur à changer ses habitudes.

Les enjeux de la conduite du changement

Selon une étude du groupe Panorama Consulting*, les plus grandes difficultés rencontrées dans les projets d’implémentation d’un ERP sont les changements de processus pour 79,3 % des entreprises interrogées, suivi des changements d’organisations pour 65,5 % des entreprises (voir le graphique ci-après**).

 

difficultés des différents aspects de l'implémentation d'un ERP

Ces chiffres démontrent que la plus grande difficulté, le plus gros frein, des entreprises dans ce type de projet est le comportement.

C’est pour cela que mettre en œuvre une démarche de conduite du changement au sein de son entreprise a de véritables enjeux :  

  • Enjeux n°1 : faire accepter le nouveau projet auprès des collaborateurs
  • Enjeux n°2 : anticiper les obstacles à venir (collaborateurs réfractaires, formations, processus inadaptés, …)
  • Enjeux n°3 : impliquer les collaborateurs concernés au projet
  • Enjeux n°4 : prévoir les ressources humaines et financières pour accompagner la transition

 

Comment mettre en place un plan d'action ?

Conduite du changement : comment mettre en place un bon plan d’action ?  

Communiquer encore et encore auprès de ses collaborateurs concernant le nouvel outil et ses bénéfices pour l’activité de l’entreprise est une bonne chose, mais cela ne suffit pas.

Pourquoi ? Car, la mise en place d’un tel outil implique de nombreux changements dans l’environnement de vos collaborateurs. Ils vont devoir sortir de leur zone de confort et cela se traduira par du stress, de la peur, de l’inconfort et inconsciemment, ils vont rejeter le projet.

En effet, ils auront l’impression de perdre en productivité, que leurs compétences ne sont plus utiles pour certains. Par exemple, le collaborateur qui maîtrise parfaitement Excel, pourrait se sentir dévalorisé face à un ERP qui ne nécessite plus de réaliser des tableaux accompagnés des formules. 

 

C’est pour cela que mettre un bon plan d’action en place est important pour préparer la transition :

Réaliser un sondage auprès de vos collaborateurs

Ce sondage vous permettra d’obtenir de nombreuses données pour mettre en place votre plan d’action :

  • Cela vous permettra de voir de quelle manière vos collaborateurs perçoivent ce projet et ainsi d’identifier des futurs obstacles.
  • Identifier les collaborateurs qui expriment une réticence au projet pour répondre à leurs inquiétudes.
  • Les compétences impactées.
  • Les métiers impactés.

Faire des workshops

A travers le questionnaire, vous avez identifié plusieurs obstacles à la nouvelle organisation. A partir de ces données, vous allez pouvoir mettre en place des workshops. Plusieurs bénéfices :  

  • Permet d’impliquer les collaborateurs dans le projet.
  • Identifier des obstacles auxquels vous n’aviez pas pensé (des processus inadaptés, …).
  • Motiver les collaborateurs.
  • Informer les collaborateurs de manière plus ludique sur le nouveau logiciel.
  • Echanger avec les collaborateurs.
  • Trouver des solutions de manière collaborative.

Fournir les ressources nécessaires aux changements

Durant les étapes précédentes, vous avez identifié des obstacles, à présent, pour accompagner le changement, vous devez mettre à disposition des collaborateurs les ressources nécessaires (humaines et financières). Cela peut-être :

  • Un référent projet pour répondre aux questions des collaborateurs et de gestion.
  • Des formations pour mettre à niveau les collaborateurs qui en ont besoin.
  • De la main d’œuvre supplémentaire pour accompagner la phase de transition de l’ancien outil vers le nouvel outil.

Par exemple dans le cadre d’un ERP, cela peut être pour la phase de reprise de données.

Cette liste dépendra des freins que vous aurez identifiés précédemment. Notez cependant, que ne pas mettre les ressources nécessaires à disposition est un obstacle de plus qui ralentira le projet et donc vous coûtera de l’argent.

Communiquer auprès des collaborateurs

La communication est une étape importante pour un changement réussi. Cela permet, de rassurer les collaborateurs, de les tenir informés de l’avancée du projet, et cela évite également les « ouïe-dire ».

Vous devez également vous assurer que le discours est cohérent, notamment au sein de l’équipe dirigeante du projet.

 

Les 4 conseils à retenir pour réussir sa conduite du changement

4 conseils qui résument l’essentiel pour réussir votre conduite du changement :

Conseil n°1 : échanger avec les collaborateurs

Conseil n°2 : impliquer vos collaborateurs

Conseil n°3 : accompagner vos collaborateurs

Conseil n°4 : soyez l’exemple à suivre

 

* étude Panaroma Consulting group : " The 2020 ERP report "

**source :"The 2020 ERP report" - Panaroma consulting group

 

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